En esta nueva aventura de Ferran Adrià, uno de sus objetivos primordiales es el de la eficiencia. Para ser eficientes, es imprescindible que haya organización. Por ejemplo, si queremos buscar una pantalones naranjas dentro de nuestro armario, ¿cómo va a ser más fácil encontrarlos: con todas las prendas mezcladas o con todas las prendas clasificadas según el tipo de prenda? Creo que la respuesta es clara, ¿verdad?. Por lo tanto, pensar que para ser eficiente es importantísima la organización es un hecho incuestionable.
De alguna manera, pues, este es el origen de la metodología SAPIENS.
Nuestra función en elBulliLab se centra en las nuevas tecnologías; por lo tanto, busquemos un símil a las prendas de ropa en el mundo digital. ¿Se os ocurre alguno? ¿Estáis pensando el mismo que estoy pensando yo? Probablemente, sí. O no. ¿Quién sabe? Dejémonos de rodeos: estaba pensando en los archivos digitales.
Actualmente, pequeñas, medianas y grandes empresas generan un volumen extraordinario de documentos a diario. Pero la pregunta mágica en este escenario es: ¿y qué hacemos con todos estos documentos? Es irrebatible que en algún momento cualquier empresa o individual necesitará recuperar algún documento que elaboró en el pasado. Por lo tanto, es primordial almacenar estos documentos. Pero no los deberemos almacenar de cualquier manera, porque si lo hacemos, corremos el riesgo que cuando queramos recuperar algún documento nos perdamos en un almacén digital en el cual ni siquiera podemos entrar y que esta búsqueda acabe convirtiéndose en una misión interminablemente imposible.
Y es que en elBulliLab, la situación no es nada diferente. Somos más de sesenta personas cada día generando una cantidad de documentos elevadísima. Por ello, no es de extrañar oír a Ferran Adrià diciendo: “si seguimos a este ritmo, en cinco años, los documentos se nos habrán comido y no sabremos donde está nada”. Así pues, para ser eficientes en la búsqueda de los documentos, es imprescindible que éstos estén bien organizados. ¿Os suena esta historia? Pues así es como decidimos empezar un estudio sobre cómo la metodología SAPIENS podía ayudarnos a organizar al información, para asentar las bases de lo que sería el SAPIENS Drive.
Esta es mi contribución en elBulliLab: la conceptualización del SAPIENS Drive. Pero esta conceptualización va más allá de la simple organización de los archivos. Hay otros aspectos relacionados con el mundo de los archivos digitales en las compañías que también tenían que quedar reflejados en el SAPIENS Drive. Por este motivo, también hemos elaborado propuestas para decidir cuál debe ser la nomenclatura a utilizar para nombrar los archivos, hemos analizado sobre los tipos de copias de seguridad que hay que realizar para garantizar la preservación de los archivos en caso de daño o pérdida de los mismos y hemos reflexionado sobre cómo debería realizarse la gestión de los permisos de acceso de los usuarios a un gestor de almacenaje de archivos con el fin de preservar la privacidad de aquellos documentos que no deben de estar disponibles a la mayoría de los trabajadores de la compañía.
Entre los objetivos del SAPIENS Drive, también está el ofrecer recursos a PYMEs para que puedan reflexionar y pensar sobre los temas relacionados con la gestión de los archivos. A menudo, hay empresas que no dan importancia a este hecho; por lo tanto, queremos poner nuestro granito de arena para ayudar a que todas estas empresas tomen consciencia de la importancia de tener cura de estos aspectos con el fin de garantizar la protección y la correcta gestión de sus archivos digitales.
Seguidamente, entramos propiamente en la reflexión sobre la mejor forma de organizar la información. Para ello, lo que hicimos fue analizar una muestra suficientemente representativa de los archivos generados en elBulliLab hasta la fecha para analizar cómo podían organizarse. Sin embargo, nos dimos cuenta que intentar organizar el caos era una tarea prácticamente imposible. Así pues, decidimos resolver nuestro problema des de otro punto de vista: poniendo el foco en los proyectos que están en fase embrionaria o que aún no han empezado. De este modo, creemos que definir una jerarquía nos va a ser mucho más fácil y podremos ver desde un inicio cómo funciona nuestra jerarquía cuando queremos almacenar los documentos de un proyecto. De momento, lo que podemos decir es que organizar la información por ámbitos es la metodología que nos ha parecido más adecuada. De este modo pensamos que la organización de los archivos refleja mejor las diferentes etapas y fases de un proyecto desde sus primeras fases hasta la obtención del resultado final.
Y en este punto estamos, testeando nuestra jerarquía para ver si nos permite gestionar eficientemente nuestro archivos! Aún queda mucho trabajo para hacer, pero tenemos ganas de íroslo contando para que sepáis qué es lo que estamos cocinando, y tan pronto como sea posible, poder presentaros algún resultado!
