Los cocineros de elBulli han estado creando recetas y experimentado con todo tipo de cosas nuevas durante más de 20 años. A lo largo de todo este periodo, este trabajo de investigación y creación ha generado multitud de documentos que se debían almacenar en un mismo sitio. En este sentido, el hecho de tener tantísimos documentos hacía que no fuera nada fácil encontrar lo que uno buscaba si la organización no era la reina de la fiesta. Sólo si podíamos acceder a la información rápidamente y verla de distintas maneras, seríamos capaces de comprender mejor el trabajo que hacíamos para así poder alimentar nuestra creatividad.
Uno de los secretos del éxito del restaurante de Cala Montjoi fue la importancia que le dieron a la eficiencia: su máxima no era otra que “siendo eficientes podemos hacer más cosas en menos tiempo”. Y no les funcionó mal, que digamos. Por eso, en elBulliLab se ha querido continuar la misma línea de actuación y, a día de hoy, existe la obsesión de encontrar la mejor manera de organizar el archivo existente para poder hacer que sea lo mas eficiente posible.
En un primer momento, desde Talentum elBulliLab intentamos imaginar cómo debía ser el archivo ideal sin vernos limitados por los sistemas de archivos ya existentes. Tras mucho reflexionar, llegamos a la conclusión que debíamos diferenciar entre el “cómo se visualizan a los archivos” y el “cómo se guardan los archivos”. Esto es, por un lado teníamos que poder ver el archivo según diferentes criterios (fecha, tipo de archivo, proyecto al que pertenece, departamento…) y, por otro, teníamos que tener en cuenta que aunque accedamos a un archivo de diferentes maneras, sólo puede haber una única copia de cada archivo.
Llegados a este punto, se nos planteaban dos problemas diferentes. El primero era el diseño de los criterios con los que podríamos visualizar los archivos. Este trabajo, de lo más conceptual, consistía en analizar cómo las PYMES y los usuarios individuales hacen las estructuras de carpetas, qué tipos de estructuras de carpetas hay y qué estructuras de carpetas somos capaces de imaginar. Para complicar un poco más las cosas, nos planteamos si la metodología Sapiens desarrollada en elBulliLab –que entiende el mundo por el origen y la evolución de sus procesos – se podría aplicar a un archivo de documentos.
El segundo problema era que teníamos que encontrar la herramienta adecuada que nos permitiera hacer lo que queríamos. Y no bastaba con buscar sin más, ya que en elBulliLab pensamos que tenemos que concebir primero cómo será la herramienta ideal, para entonces ver si existe alguna cosa que se asemejase.
Parece mentira que una cosa aparentemente tan sencilla como organizar un archivo pueda ser tan compleja y nos haga recorrer un camino tan largo. Aun así, estamos convencidos que solo haciendo todo el camino desde el principio podremos estar seguros que, siguiendo estos pasos, seremos lo más eficientes que se pueda.
