Proyectos transversales

La gestión de los archivos: Sapiens Drive

La cantidad de documentos que una PYME genera diariamente puede llegar a ser muy elevada y, con el paso del tiempo, este creciente volumen de información puede verse transformado en montañas y montañas de documentos sin orden alguno. Por ello, es imprescindible que la organización de toda esta información sea óptima, con el objetivo de que esta pueda ser encontrada fácilmente y con un grado de eficiencia máximo: en resumen, que podamos buscar un documento eficientemente sin necesidad de perdernos por el servidor o gestor de archivos de turno.

Para conseguir este objetivo, desde el equipo de Talentum en elBulliLab, intentamos hacer el SAPIENS de los archivos; es decir, utilizar la metodología SAPIENS para organizar y clasificar los archivos que una PYME elabora diariamente. Para llevarlo a cabo, previamente estudiamos qué es la gestión de los archivos y cómo esta se realizaba hasta el momento en elBulliLab. Una vez conceptualizado y contextualizado el problema, reflexionamos sobre cómo debería ser la clasificación de los archivos perfecta dentro del servidor.

Paralelamente, también nos dedicamos a estudiar los diferentes formatos de los archivos y cuál es la mejor opción para almacenarlos en el servidor, además de reflexionar sobre cómo debería ser la nomenclatura ideal de los archivos dentro del servidor o sobre las copias de seguridad que una PYME debe realizar de sus archivos. Finalmente, estudiamos la gestión de los permisos dentro del servidor, un aspecto que toda PYME debe tener en consideración puesto que el acceso a unos documentos u otros dependerá de las responsabilidades que cada empleado tenga dentro de la organización.

En una segunda fase de este proyecto, decidimos analizar el proceso de realización del SAPIENS DRIVE o, lo que es lo mismo, cómo organizamos los archivos de un determinado proyecto utilizando la metodología SAPIENS. En primer lugar, intentamos hacer el SAPIENS DRIVE de elBulliFoundation, pero vimos que era una estructura demasiado compleja como para ser objeto del primer análisis. Por ello, nos pusimos a trabajar en un proyecto concreto que actualmente se encuentra en desarrollo. En este caso, vimos que reorganizar los archivos que ya estaban clasificados era una tarea altamente compleja por la elevada diversidad de archivos existentes. Por lo tanto, decidimos hacer el SAPIENS DRIVE de los proyectos que están aún en una fase embrionaria, con el fin de poder utilizar la metodología y su protocolo desde un inicio.